ノベルティの在庫管理表｜部署ごとの払い出しと残数の記録のしかた

配らずに戻した分も、同じ行の「戻り」に書きます。持ち出しと戻りを別の日に書くと、二重に数えることがあります。

品目×サイズの残数表

台帳とは別に、品目ごとの残数表を作ります。サイズが多い品目ほど、この表が役に立ちます。

サイズ	入庫数	残数
S
M
L
XL
合計

残数 ＝ 入庫数 − 払い出しの合計 ＋ 戻りの合計

トートやキャップなど、品番によってはサイズの展開がない品目もあります。サイズ表記は品番ごとに違うため、納品時の明細と同じ区分で表を作ります。

追加発注を相談する時点を出す式

追加を相談するのは、制作期間に配る分がまだ残っているうちです。

追加を相談する時点の残数 ＝ 1か月の払い出し数 × 相談から納品までの月数（仕様の確認期間＋制作の目安約2か月）＋ 予備

入れる数字	どこから取るか	記入欄
1か月の払い出し数	台帳の直近3か月の平均
相談から納品までの月数	仕様の確認期間＋制作の目安
予備	展示会が重なる月の上振れ

サイズごとに残数が式の値を下回ったら、追加を相談する目安にします。追加の前には、ボディの色やサイズの在庫を照合します。追加生産の考え方は追加生産と在庫の考え方にまとめています。

単発のイベント用に作った分は、追加が間に合わないことがあります。そうした用途は、初回の数量と予備を先に決めておきます。

部署ごとの割り当てを決める

全社で1つの在庫を持つと、先に持ち出した部署が多く使ってしまうことがあります。年度の初めに、部署ごとの目安を決めておきます。

• 年度の初めに、部署ごとの割り当て枚数を決める
• 割り当てを超える持ち出しは、管理担当に相談してから
• 半年ごとに、部署ごとの払い出しの合計を共有する
• 残りが少ない品目は、配る場面の優先順位を決める

入社時に配るアパレルの在庫は入社ウェルカムキットのアパレルで、年間の計画への組み込み方は会社の年間アパレル発注カレンダーで扱っています。

棚卸しの手順

台帳と実物は、定期的に数えて合わせます。月末か、展示会など大きく使った後に行います。

1. 箱ごとに、品目・サイズ・枚数を数える
2. 残数表と比べて、差がある品目に印を付ける
3. 差がある品目は、台帳の戻りと持ち出しを見直す
4. 原因が分からない差は、その日の日付で調整の行を書く

保管場所の湿気や日光、箱の重ね方は納品後のTシャツの保管にチェック表があります。

相談のときに送るもの

追加や次のノベルティを相談するときは、台帳の数字をそのまま使えます。

項目	記入例
品目と前回の仕様	ロゴTシャツ 白、胸にロゴ1色
直近3か月の払い出し	月に40枚前後
サイズごとの残数	M×15、L×30、XL×25
次に大きく使う予定	来年2月の展示会

数字は書き方を示すための仮のものです。前回の品番や加工の記録があれば、揃えた仕様で相談を進められます。

まとめ

• 払い出しのたびに、日付・部署・品目・サイズ・用途を1行書く
• 台帳とは別に、品目×サイズの残数表を持つ
• 追加は、制作期間に配る分が残っているうちに相談する（追加にも6〜8週間が目安）
• 部署ごとの割り当てと、定期的な棚卸しで残数を合わせる

次に作るノベルティの相談は企業ノベルティのページが入口です。台帳の直近の払い出し数が分かれば、無料相談から追加の数量と時期の案をお返しします。